В статье расскажу, как организовать запоминающееся и полезное мероприятие своими силами, не потратив при этом кучу нервов и большие бюджеты. Речь как о стандартных корпоративных мероприятиях, так и о выездных ивентах, к примеру на природе. Если подойти к организации правильно, сможете решить ивентом много HR-задач, а мероприятие запомнится сотрудникам надолго. Дальше делюсь лайфхаками из своей практики и привожу примеры уже ор ганизованных мероприятий для лучшего понимания
Если вы решили организовать мероприятие своими силами, то два са мых важных вопроса — бюджет и задачи, которые хотите решить этим мероприятием. HR всегда знает, что происходит в коллективе, какие проблемные зоны в нем существуют. Когда обсудите данный вопрос, станет понятна основная задача для корпоративного мероприятия. Дальнейшие действия лучше разбить на конкретные шаги
Назначьте ответственного и замотивируйте его
Самый простой шаг — это назначить сотрудника ответственным за мероприятие. Логичнее всего сделать ответственным HR-менеджера. Также можно обратиться к руководителям подразделений, чтобы узнать больше о предпочтениях коллектива. Возможно, у вас рабо тают в основном молодые люди, готовые к активностям и веселью, или же у вас возрастной коллектив, который готов к веселью, но, на пример, прыгать в мешках точно не будет. Ответственному в качестве мотивации предложите премию или что-то значимое лично для него. Это могут быть, например, дополнительные дни отдыха или какой-то интересный ему проект.
Зачем проводить анкетирование
Анкетирование поможет узнать и учесть пред почтения самих сотруд ников. Также из ответов можно почерпнуть ка кие-либо идеи для про ведения мероприятия.
Узнайте предпочтения коллектива
Удобнее всего будет провести анкетирование сотрудников. Это нужно сделать, чтобы узнать их пожелания по мероприятию и, возможно, узнать какие-то конкретные идеи. При этом при опросе я бы озвучила задачу, которую вы хотите решить мероприятием. В коллективе всегда есть творческие и активные люди, которые с большим удовольствием начнут этим заниматься и всех вокруг подтягивать к данной работе. Так вы получите небольшую творческую команду, которая будет решать вопросы, связанные с ивентом. Из анкет можно почерпнуть идеи и возможности каждого сотрудника. Это и в даль нейшем поможет вам в работе — проверено на практике.
Определитесь с местом проведения и создайте концепцию
Если у вас есть большой просторный холл в офисе или другая ваша площадка, то смело проводите мероприятие там. Но потребуется оформление площадки в стиле вечеринки или тематические наряды от самих сотрудников. Если вы хотите провести мероприятие не в офисе, можно поискать разные возможности, как не платить деньги за аренду помещения. Можно, к примеру, провести мероприятие в ресторане, где достаточно будет оплатить еду. Я рекомендую выездные корпоративы и мероприятия разного активного направления. Как и говорила, все решают два первых вопроса: бюджет и цель. Если проводим осеннее мероприятие, к примеру Октоберфест, просим прийти коллег в костюмах, печатаем пресс-волл для фото зоны, украшаем столы. Главное, чтобы концепция мероприятия бы ла понятна самим сотрудникам. Готовим концептуальную музыку, еду и напитки. Будет что обсудить с коллегами, что положительно скажется на сплоченности коллектива. Можно устроить конкурсы и попросить сотрудников подготовить номера. Не забудьте и о поощрении активистов.
О чем не стоит забывать при организации
Обязательно нужно организовать фотозону или специаль ное место для фотографии. Люди любят делать фотографии и размещать их в своих соцсетях или просто отправлять сво им друзьям, семье. А для вас это дополнительная лояльность вашего работника
Сконцентрируйтесь на задачах
Например, если главная цель заключается в том, чтобы познакомить между собой сотрудников из разных подразделений, которые мало пересекаются в работе, и сплотить, то вариантов реализации здесь много. Один из вариантов: организовать квиз, и не рассадить сотрудников по отделам, а перемешать подразделения между собой. На входе они тянут фишку и вытаскивают номер стола, за которым будут сидеть. Так образуются команды, которые будут бороться за первенство в квизе. Можно каждому дать бейджик с именем и провести разные активности по знакомству людей. Здесь все зависит от количества сотрудников и отделов. Подойдет даже обычная мафия. Это веселая и без обидная игра. Заодно вы со стороны сможете посмотреть на ваших сотрудников и оценить их качества, к примеру умение владеть собой в относительно стрессовых условиях соревнования.
Нужно объединить людей в отделе. Самое простое решение — дать им коллективное задание, которое нужно будет сделать к корпоративу. Вы удивитесь, какие креативные у вас работают люди. Например, можно дать задание сделать видео про свой отдел и обстановку в нем. Был такой опыт в крупной компании, люди писали сценарии и роли, придумывали сюжет и потом все это снимали. Если есть бюджет, можно пригласить режиссера, который будет помогать сотрудникам в данном проекте. На самом корпоративе поставьте большой экран и смотрите всем коллективом, организуйте вазы для голосования и определите самый интересный ролик. Сделайте несколько номинаций, как на «Оскаре», так будет интереснее всем. Пока люди работали над роликом, они уже много общались. У них появляется общее сплачивающее дело.
Не забудьте про музыку и не экономьте на еде
Если вы экономите, необходимо самостоятельно продумать репертуар для вечера. Лучше всего брать простые, но популярные хиты, которые точно понравятся большинству. В наше время даже молодежь хорошо принимает хиты 80—90-х и с удовольствием под них танцует и поет. Есть целый ряд сборников. Или, может, у вас есть таланты, которые играют в группах, поют или диджеят, — тогда пригласите их. На чем экономить нельзя, так это на еде. Люди могут спокойно пережить неинтересную программу и музыку, но плохую еду и малое ее количество они будут помнить долго. И, конечно, это будет харак теризовать руководство не с лучшей стороны. Чтобы не прослыть «жмотом», лучше заказать хороший кейтеринг. Сейчас есть много предложений на рынке и на разный бюджет. В любом случае люди должны уйти с корпоратива сытые.
Для любого коллектива важно понимание, что он делает, зачем и как это можно использовать в своей жизни. Когда мы организовывали корпоратив на заводе напит ков, наша задача была следующей: чтобы люди поняли всю важность своего продукта. Мы организовали мастер-класс по приготовлению коктейлей из этих напитков. Коллектив с удовольствием учился правильно держать бокалы, трясти шейкер и соблюдать пропорции. Коктейли могут быть и безалкогольными.
В организации мероприятия для сотрудников главное, чтобы вся эта активность не превратилась в самодеятельность. Когда люди с энту зиазмом берутся за дело, не зная каких-то аспектов и важных вещей, это приводит к непродуманным сценарным планам, заказываются не нужные вещи и услуги, или неправильно рассчитывается количество необходимого. В итоге бюджет, даже небольшой, тратится впустую.
Как организовать мероприятие, если времени нет
Если вы понимаете, что времени нет и нужно быстро придумать ивент, то самое простое ре шение — тимбилдинги. Мы это уже не раз воплощали в своих проектах. Люди активно играют и соревнуются. Активности могут быть совсем безобидные и простые. Например, создайте большие буквы, которые сотрудники держат в руках и составляют из них слова. Здесь может быть несколько команд, задача — собрать слово на скорость. Все обязательно нужно снимать на фото и видео, чтобы все могли потом увидеть себя и оставить о мероприятии воспоминания.